Qué datos hay que facilitar al contratar servicios de hospedaje o de alquiler de vehículos a motor

El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, regula las obligaciones de registro documental e información que tienen las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor sin persona conductora. En este sentido:

• Se consideran actividades de hospedaje, las llevadas a cabo, de modo profesional o no, con la finalidad de proporcionar, a cambio de un precio, contraprestación o compensación, habitación o espacio para la pernoctación a las personas, con o sin otros servicios de carácter complementario. En todo caso, se consideran las siguientes actividades:

1. Las llevadas a cabo por establecimientos comerciales abiertos al público del tipo hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos.
2. Las realizadas por campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, cualquiera que sea su titularidad o régimen de uso, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.
3. Las de los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y las personas consumidoras.
4. La actividad de las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.

• Se consideran actividades de alquiler de vehículos a motor sin persona conductora (se excluyen, por lo tanto, el alquiler de vehículos autotaxis y, en general, el arrendamiento de vehículos con persona conductora o VTC), las realizadas con el fin de facilitar su utilización por un tercero, por un tiempo determinado, y a cambio de una compensación, contraprestación o precio cierto. En todo caso, se consideran las siguientes actividades:

1. Las llevadas a cabo por las empresas dedicadas expresamente al alquiler de vehículos.
2. Las de los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas al alquiler de vehículos y las personas consumidoras.
3. La actividad de las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.

Obligaciones de registro documental por parte de las personas titulares de los servicios de hospedaje y de alquiler de vehículos a motor.

Partes de entrada en los establecimientos de hospedaje y hojas de servicios en actividades de alquiler de vehículos.

Las personas titulares de estos servicios deben recoger los datos de las personas usuarias de los mismos para proceder a su registro y a la comunicación necesaria a las autoridades competentes:

• Los partes de entrada en los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de 14 años que haga uso de los mismos (si hubiera alguna persona menor de 14 años, los datos deberán facilitarse por la persona mayor de edad de la que vayan acompañadas).
• Las personas arrendadoras de los vehículos a motor deberán firmar las hojas de servicios.

Los partes de entrada y las hojas de servicios deben ser proporcionados por el establecimiento de hospedaje o de alquiler de vehículos, y los datos que obren en los mismos deberán coincidir con los documentos que acrediten la identidad que exhiban o faciliten las personas usuarias de tales servicios.

Registro documental de los datos facilitados.

Las personas titulares que desarrollen o intermedien en la realización de actividades de hospedaje o de alquiler de vehículos a motor deben llevar un registro informático en el que consten los siguientes datos:

• Para el caso de ejercicio de actividad de hospedaje, los establecidos en el Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre.
• Para el caso de ejercicio de actividad de alquiler de vehículos, los establecidos en el Anexo II del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre.

Los datos relativos al registro informático deberán conservarse durante un plazo de 3 años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.

Cuando se desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional no habrá obligación de registro documental ni conservación de datos.

Comunicación de datos.

Las personas titulares que desarrollen o intermedien en la realización de actividades de hospedaje deberán transmitir a las autoridades competentes los datos relativos al ejercicio de su actividad marcados en los incisos 3 y 4 apartados A) o B) del Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, es decir, los relativos a:

• Datos de la persona viajera: nombre, apellidos, sexo, número de documento nacional de identidad, tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad, país), teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, número de personas viajeras, relación de parentesco entre las personas viajeras (en el caso de que alguno o alguna sea menor de edad).
• Datos de la transacción: datos del contrato (número de referencia, fecha, firmas); datos de la ejecución del contrato (fecha y hora de entrada, fecha y hora de salida); datos del inmueble (dirección completa, número de habitaciones, conexión a internet, sí o no), sólo para servicios profesionales; datos del pago (tipo: efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia,...; identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros; titular del medio de pago; fecha de caducidad de la tarjeta; fecha del pago).

Las personas titulares que desarrollen o intermedien en la realización de actividades de alquiler de vehículos a motor deberán transmitir a las autoridades competentes los datos relativos al ejercicio de su actividad marcados en los incisos 2, 3, 4 y 5 del Anexo II del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, es decir, los relativos a:

• Datos de la persona que alquila el vehículo: nombre o razón social, apellidos, sexo, número de documento nacional de identidad, tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad, país), teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico. 
• Datos de la persona conductora principal: nombre, apellidos, sexo, número de documento nacional de identidad, tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia permanente (dirección completa, localidad, país), teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, carnet de conducir (tipo, validez, número, número de soporte).
• Datos de la persona segunda conductora (si procede): ídem a lo anterior.
• Datos de la transacción: datos del contrato (número de referencia, fecha, firmas); datos de la ejecución del contrato (lugar de recogida, fecha de y hora de recogida, lugar de devolución, país de devolución, fecha y hora de devolución); datos del vehículo (marca, modelo, matrícula, número de bastidor, color, tipo (camión, furgoneta, turismo), número de kilómetros a la recogida, número de kilómetros a la devolución, datos de GPS si estuviera disponible); datos del pago (tipo: efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia,...; identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros; titular del medio de pago; fecha de caducidad de la tarjeta; fecha del pago).

Las comunicaciones a las que se hace referencia se harán de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, a partir de los siguientes momentos:

• Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
• Al inicio de los servicios contratados.

Tales comunicaciones se harán por medios telemáticos, salvo en el caso de los servicios de hospedaje no profesionales que se podrán realizar por medios no telemáticos.

De acuerdo con lo indicado en la página web de la Consejería de Turismo y Andalucía Exterior, los establecimientos de hostelería y los servicios dedicados de modo profesional o habitual mediante precio a prestar el servicio de alojamiento, quedan obligados a cumplimentar el libro-registro, así como a presentar o remitir el parte de entrada de personas viajeras a las Comisarías de Policía o Puestos de la Guardia Civil, en su caso. Todo con el objeto de identificar a todas las personas mayores de 14 años que se alojen en un determinado establecimiento.

El Ministerio del Interior ha habilitado en su sede electrónica la aplicación SES.HOSPEDAJES creada para permitir el envío de la información requerida en virtud del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre. En este sentido:

• Como paso previo y necesario para poder utilizar la aplicación, los sujetos obligados deberán registrarse en la misma, precisándose certificado digital o estar dado de alta en cl@ve.
• Debe rellenarse el formulario y completar el procedimiento mediante la firma (para lo cual se deberá contar con el alta en cl@ve o tener instalado autofirm@ para uso de certificados locales), y el registro digital.
• El Ministerio del Interior facilita enlace a una Guía visual de la plataforma de hospedajes y preguntas frecuentes para personas usuarias de hospedajes y alquiler de vehículos. 

Comunicado de la Agencia Española de Protección de Datos sobre el registro de datos de la ciudadanía por parte de alojamientos turísticos.

(Fuente: AEPD). De acuerdo con lo recogido en el comunicado sobre el registro de datos de la ciudadanía por parte de alojamientos turísticos de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), se tienen las siguientes ideas generales:

• Los alojamientos turísticos deben registrar los datos de los documentos de identificación de su clientela, todo ello para cumplir las normas estatales sobre registro de personas viajeras y su comunicación a las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado.
• Algunos establecimientos, al parecer, también recogen y utilizan las fotografías de la clientela para el control de acceso y la facturación de sus consumos durante su estancia. La información en materia de protección de datos personales que ciertas entidades facilitan a la clientela no incluye ningún detalle sobre la recogida y utilización de la fotografía, por lo que la mencionada clientela las desconocían. En esos casos, tampoco se recoge este tratamiento en su Registro de Actividades de Tratamiento.
• Los datos recabados por los establecimientos resultan necesarios para la ejecución del contrato en el que la parte interesada es parte y para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento. No ocurre así en el caso de la recogida y utilización de la fotografía, lo que supone un tratamiento de datos personales innecesario y desproporcionado.
• El establecimiento que lo hiciera debe cesar en la recogida y tratamiento de la fotografía o, en caso contrario, debería adecuar la información en materia de protección de datos que ofrece a la clientela, especialmente la relativa a la recogida y utilización de la fotografía y la base jurídica que fundamenta el tratamiento, estableciendo mecanismos que permitan acreditar que se le facilita dicha información a dicha clientela, y adecuar sus operaciones de tratamiento.

Nota informativa de la Agencia Española de Protección de Datos, que informa que no está permitido solicitar copia de DNI o pasaporte en los hospedajes.

(Fuente: AEPD). De acuerdo con lo recogido en la nota informativa de la AEPD relacionada con diversos aspectos derivados de la identificación de las personas que van a reservar o contratar un hospedaje, se tienen las siguientes ideas generales:

• La recogida de datos por parte de las personas titulares de los establecimientos de hospedaje a las personas usuarias de los mismos no autoriza a solicitar una copia del documento de identidad de la clientela.
• Para que se pueda cumplir con la obligación legal, se considera que el huésped debe facilitar los oportunos datos detallados en los apartados correspondientes del Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, y que éstos pueden recogerse mediante un formulario presencial u online.
• Para autenticar los datos facilitados por la persona usuaria, en el caso presencial, bastaría con una verificación visual del documento; y para el caso online, es recomendable la utilización de sistema como los certificados digitales, la comprobación con los datos asociados al método de pago o la autenticación a través de códigos enviados al teléfono o correo electrónico de la clientela.

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